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Cost Reduction
Optimize os custos com deslocações da sua empresa

Optimize os custos com deslocações da sua empresa

A necessidade de efetuar deslocações é muitas vezes um factor essencial ao sucesso da sua empresa, implicando na maioria das situações custos significativos, assim como um dispêndio de tempo considerável.
Por isso, torna-se importante encontrar soluções que permitam reduzir o respetivo custo, como permitir utilizar o tempo atualmente despendido em deslocações de forma mais produtiva.

  • Defina uma política clara para as deslocações / viagens.
    É fundamental que tenha uma política clara definida, só assim pode garantir a equidade de tratamento dentro da empresa respeitando hierarquias, funções e definindo procedimentos de aprovação, reservas, despesas e reporting. A definição desta política permitirá que seja possível a sua monitorização e controlo, precavendo possíveis abusos.
  • Planeie com antecedência.
    O planeamento com antecedência é fundamental para poder garantir menores custos para uma mesma deslocação, apesar de sabermos que nem sempre é possível. Mas tem de ser algo que deve estar sempre presente, em qualquer deslocação que seja necessária efetuar. Se a empresa não cultivar esta atitude, rapidamente todas as deslocações se tornam urgentes com o agravamento significativo de custos que essa situação acarreta. É fácil uma mesma deslocação com carácter de urgência duplicar de custo face ao seu planeamento atempado. Analise as deslocações que habitualmente realiza e tente definir aquelas que poderão e deverão ser planeadas com antecedência.
  • Faça uma parceria com uma agência.
    É errado pensar que apenas as grandes empresas têm dimensão para efetuar parcerias com Agências de Viagens, hoje em dia qualquer empresa o pode fazer com benefícios para os seus custos diretos com deslocações e no tempo despendido por pessoas da empresa no planeamento e contratação das viagens. Ao negociar a parceria com a Agência de Viagens, tenha em conta o tipo de deslocações que habitualmente efetuam, e no modelo de “fee” a negociar privilegie o modelo de Transaction Fee por tipo de operação em detrimento do modelo percentual sobre o custo da deslocação.
  • Será a deslocação necessária.
    Não queremos com isto dizer que o motivo pela qual está a planear a deslocação possa não ser válido, mas sim se a deslocação física será mesmo necessária. Se estivermos a falar de conferências ou feiras, obviamente que me terei que deslocar fisicamente aos locais, mas se nos tivermos a referir a reuniões com outros departamento ou delegações da empresa ou mesmo com fornecedores ou clientes, essa necessidade de ter de estar no mesmo local que os meus interlocutores para a realização de uma reunião pode não se justificar. A grande evolução registada na área das comunicações, IT e mercado ligado à Internet, permite que atualmente seja possível a realização de reuniões altamente produtivas com os seus interlocutores, com cada um deles nos seus próprios locais de trabalho, utilizando ferramentas de online conference com reprodução de vídeo e áudio, possibilidade de permuta e visualização online de documentos (p.e. apresentações, documentos, vídeos, …). O que dantes obrigava a grandes investimentos de equipamentos e linhas de comunicação, hoje um vulgar portátil e uma ligação à Internet bastam.
    Com a globalização da economia e dos negócios torna-se cada vez mais importante ter um controlo sobre os custos de deslocação / viagens, se não adaptar a sua organização aos novos tempos, não só continuará a registar um agravamento destes seus custos, como igualmente correrá o risco da sua organização se ir tornando cada dia mais ineficiente.